8️⃣これからの時短コスパAI仕事術―昭和・令和・未来のビジネス《8章》

今回は、会議が「ただの進捗報告」で終わってしまう会社と、そこから改善につなげられる会社の差を扱います。


第8章

PDCAをAIで回すと、報告会議は改善会議に変わる

会社には、進捗確認の会議が多い。

「今どうなっていますか」
「どこまで進みましたか」
「課題はありますか」
「次はどうしますか」

こうした会議は必要だ。
仕事を動かしていく以上、状況確認そのものは避けられない。

だが、問題はここからだ。

多くの会社では、その会議が
確認だけで終わる。

進んでいるか、遅れているか。
誰が何を持っているか。
困りごとはあるか。
そこまでは共有される。

でも、その先の
「だから何を変えるのか」
まで行かない。

私はここに、大きな無駄があると思っている。

なぜそうなるのか。
理由は単純で、
会議の参加者が“今どこにいるのか”を同じ地図で見ていない
からだ。

ここで効くのがPDCAだ。

* Plan
* Do
* Check
* Act

つまり、

* 計画
* 実行
* 検証
* 改善

である。

これはあまりに有名な型だ。
だが有名すぎるせいで、逆に雑に扱われている。
私は、PDCAはAI時代にこそ再評価されるべきだと思っている。

なぜなら、AIを使えば、
進捗や課題をPDCAの現在地で整理し直し、報告会議を改善会議に変えられる
からだ。

これはかなり実務的に強い。

報告会議が重いのは、進捗と判断が混ざっているから

進捗確認の会議が長くなる理由のひとつは、
今どの段階の話をしているのかが曖昧なことだ。

計画段階の話なのか。
実行中の話なのか。
結果の振り返りなのか。
改善策の相談なのか。

これが混ざると、会議は重くなる。

ある人はまだPlanのつもりで話している。
ある人はDoの実務に入っている。
ある人はCheckとして数字を見ている。
ある人はもうActとして次の打ち手を話したい。

すると何が起きるか。

会話がズレる。
噛み合わない。
同じ説明を繰り返す。
結局また「で、今どこ？」となる。

私は、多くの報告会議は、進捗が悪いから長いのではなく、
現在地が共有されていないから長い
のだと思っている。

PDCAは、その現在地を揃えるのに非常に向いている。

PDCAは「改善の精神論」ではなく「現在地を揃える地図」である

PDCAというと、
改善を回せ、
反省しろ、
次につなげろ、
といった精神論のように語られることがある。

だが私は、もっと実務的に見ている。

PDCAの本当の価値は、
いま何の話をしているのかを全員で揃えられること
にある。

Plan

何をやるつもりなのか。
目的は何か。
成功条件は何か。
役割分担はどうか。

Do

実際に何をやったのか。
予定通り進んでいるのか。
現場で何が起きているのか。

Check

結果はどうだったのか。
数字はどう動いたか。
想定とのズレはどこにあるか。

Act

次に何を変えるのか。
どこを修正するのか。
続けるのか、止めるのか、やり方を変えるのか。

この4つを分けるだけで、
報告と議論がかなり整理される。

つまりPDCAは、
改善活動のスローガンではない。
会話を前に進めるための地図
なのだ。