6️⃣これからの時短コスパAI仕事術―昭和・令和・未来のビジネス《第6章》

上司説明が重くなるのは、情報共有と判断依頼が混ざるから

上司説明が長くなる理由のひとつは、
何のための説明かが曖昧なまま話し始めることだ。

報告なのか。
相談なのか。
承認がほしいのか。
方向性の確認なのか。

ここが曖昧だと、人は背景から全部話そうとする。
だが上司側は、判断したい。
このズレが、説明を重くする。

PREPが効くのはここだ。

最初にPointを置くことで、
「この説明は結局何のためなのか」
が明確になる。

たとえば、

「結論から言うと、この施策は今月中に実施したいです」
「結論から言うと、この案件は販促より販路の見直しが先だと考えています」
「結論から言うと、今回は承認ではなく方向性の相談です」

こう言われるだけで、聞く側の頭は整う。

つまりPREPは、説明をうまくするというより、
相手の頭の準備を助ける
のである。

AIを使えば、長い説明をPREPに変えるのは一瞬でできる

ここがAI時代の大きなポイントだ。

昔は、話を短くまとめるのにかなり頭を使った。
自分で整理して、自分で削って、自分で並べ直す必要があった。

でも今は、まず雑に話していい。

そのままAIに投げればいい。

たとえば、こう頼めばいい。

「この説明をPREPで書き直して」
「上司に3分で伝わる形にして」
「結論が先に来るように整理して」
「相談なのか承認依頼なのかが伝わるように直して」

これだけで、かなり使える形になる。

ここで大事なのは、AIに完璧な答えを出させることではない。
自分の頭の中の散らかりを、通る順番に変えることだ。

私はこの使い方が、ものすごく実務的だと思っている。

たとえば「長い上司説明」はPREPでこう変わる

例を見たほうがわかりやすい。

たとえば、こんな説明があったとする。

「最近この商品の売上が少し鈍っていて、現場からも競合との差が伝わりにくいという声が出ています。実際、競合はかなり価格訴求を強めていて、うちは品質では勝っていると思うんですが、その良さが店頭でうまく伝わっていない感じがあります。それで販促物の見直しをしたいと思っているんですが、今のままだと展開タイミングも遅れそうなので、一度方向性をご相談したいです」

内容は悪くない。
だが、そのままだと長い。

これをPREPにすると、こうなる。

AIで整えたPREP説明

Point（結論）
結論から言うと、この商品の売上改善には販促物の見直しを今月中に進めたいと考えています。

Reason（理由）
理由は、品質面では競争力がある一方で、その違いが店頭で十分に伝わっておらず、競合の価格訴求に埋もれているためです。

Example（具体例）
現場からも「競合との差を短時間で説明しづらい」という声が出ており、現状の販促物では品質優位が一目で伝わりにくい状況です。

Point（再結論）
そのため、まずは販促物の方向性見直しについてご相談したいです。