社内の報連相メール、7つの工夫。

2011.10.17

仕事術

社内の報連相メール、7つの工夫。

寺西 隆行
(株)Z会 教室事業部特命職

社内のメールでのやり取りで、ちょっとした工夫をするだけでも、会社の生産性はあがりますよ!という話。 もちろん、社外とのメールにも応用できます。


親交のある、Web担当者フォーラム編集長、安田英久さんが、「INSIGHT NOW!」にて、大変共感する記事を書かれていました。

エレベータを扉の正面で待つ人とは仕事をしたくない

タイトルは釣りっぽいですが(苦笑)書かれている内容は「うんうん」と頷ける内容だと思います。
メールの文章を少し工夫することで、やり取りが少なく済みますよね、それって仕事の効率化になりますよね、メールに限った話じゃないですよね、ってことです。

そこで僕は、あえて社内メールに限って(笑)、やり取りを簡潔に済ませる7つの工夫を挙げてみました。
また、前提として、「社内の複数の人と同時にやり取りするとき」と考えていただければ幸いです。

1.疑問形はなるべく避ける。

先日、社内メーリングリスト(以下、ML)でこんな文末の投稿がありました。

「~としたいと思うのですが、問題ないでしょうか?」

MLに入っている人の役職は、バラバラ…。
部署も、バラバラ…。

現場が「問題ある」と思っていても、管理職クラスが「問題ない」と思っている場合は多々あります。
ある部署が「問題ある」と思っていても、ある部署が「~したい、という通りにしていただいた方がありがたい」という場合もあります。
…そして、多くの人が、役職・部署によって(考え方が)バラバラ、という状況を知っているので、“ちょっと問題ある…”と思っても言い出しにくいケースがあり、悪い場合には

何も意見が出ない
→投稿者は「何も意見が出ない…。どうしよう…。進めていいのやら…」と迷ってしまう

なんてことにもつながりかねません。

最悪の場合は、これで意見が出なかった、と、投稿者が強引に事を進めるケース。
そして後から誰かが問題を指摘すると「えー意見出なかったじゃない!」と責任逃れする…。
そもそも、意見を出しにくいメールを投げた時点で、十分責任があるのにも関わらず。

複数の人間への報連相メールで、相手を特定せず、安易に疑問形の文章にしてしまうのは、意思決定が不明確になりますので、出来る限り避けるべきです。

2.タイトルに、必ず見てほしい人の名前を入れる。

これ、実際に僕がよくやっています。

そもそも、メールでのやり取りの前提は「相手が必ず見ている、とは限らない」という姿勢だと思うのです。
今や1日に受信するメールの数が100通をくだらない方なんて沢山いらっしゃるでしょう。
そんな中、自分が送ったメールが確実に届いている、とか、必ず開封されている、とか思うことはおこがましく、ましてや「内容までしっかり読んで、自分の伝えたいことが把握されている」なんて、思い上がりもはなはだしい姿勢です。

次のページ3.「重要」の基準は「あなたの主観」ではなく「会社にとって」

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寺西 隆行

寺西 隆行

(株)Z会 教室事業部特命職

幼児から大学生・若手社会人の教育に携わる(株)Z会にて、教室部門にて様々な開発に奮闘中。前任ではWeb広告宣伝・広報・マーケティングなどを担当。 ※本サイト投稿記事は個人の見解です。

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