タイムリッチになるために。準備が結果を決める？？

リンカーンは「木を切るのに6時間使えるなら、そのうち最初の4時間は斧を研ぐために使う」と語ったと言われています。また、孫子は「勝敗は戦う前に決まっている」と述べています。

いずれも、結果は事前の準備や段取りによって左右されることを表したものですが、この考え方は現在でも当てはまるのでしょうか。

「斧を研ぐ」とは具体的にどのような活動を指すのかと言えば、「実際に作業にとりかかかる前の準備」「大切なプレゼンテーションの準備」「作業を行うにあたってのソフトウェアやPCの状態の確認」「企画書を作成するための資料の準備」「アウトプットのための情報や知識の収集」などの仕事をする上で自分自身の確認事項もあれば、「上司や関係各署との事前の調整や根回し」「最終顧客のニーズの再確認」といった、周囲の人たちに関する準備もあります。むしろ、こちらのほうが重要な準備と思う人も多いでしょう。また、自分自身の体調を整えるといったことも「斧を研ぐ」活動のひとつと言えます。

「斧を研ぐ」とは、こうした「準備」という側面もありますが、本質的には、自分自身の切れ味を増すための時間という意味ですから、より多くの仕事、結果を出すために能力を高め、成長するという側面のほうがより重要と言えます。

段取り七分に仕事三分

「段取り七分に仕事三分」という、ビジネスの格言があります。「段取りがうまくできれば、仕事の７割は終わったと言える」ということですが、「８対２の法則」で語られることもあります。間違える人は少ないと思いますが、決して全体の7割の時間を準備に使えと言っているわけではありません。

当然、大きなプロジェクトや大型の商談、プレゼンテーションにおいては、誰でも入念な準備を重ねるでしょう。ここぞというプレゼンテーションのときには、リハーサルを行うことも少なくありません。

しかし、普段の仕事においてはいかがでしょうか。仕事上での時間のロスやトラブル、アクシデントは、大半の場合、段取りや準備の不足によるものです。

最近、無駄だと感じた仕事や失敗した仕事、クレームを受けてしまった仕事を思い出して、その原因はどこにあったか考えてみましょう。やり直しや資料探しといった無駄な時間というのは、想定外のことが起きてしまったときに起こりますから、大半は準備不足、段取り不足が招いてしまったことではないでしょうか。トラブルやアクシデント、クレームも、想定不足や準備不足からもたらされることが大半です。つまり、準備をおっくうがらずに、さまざまな想定をしておくことで、多くののトラブルは防ぐことができます。仮に予定外のことが起きたとしても、徹底した準備ができていれば、堂々と焦ることなく冷静に対処することも可能です。