会議参加者を削るだけで生産性は向上する

画像: Maryland GovPics

2015.12.24

仕事術

会議参加者を削るだけで生産性は向上する

日沖 博道
パスファインダーズ株式会社 代表取締役 社長

会議を主催するとなると、つい「念のためにあの人も呼んでおこうか」となりがち。でもそれは会議やプロジェクトの効率を下げ、ひいては会社としての生産性を下げる行動パターンなのだ。

ご当人達の意識では、朝から晩まで会議に参加して忙しい、たっぷり仕事をした、という気になっているようだ。でも仕事はあまり進まない。なぜだろうか。

そもそも、各々のプロジェクトに割かれている業務量の総和は、頭数から感じられるほどには大きくない。

実質的には、効率が落ちることが大きい。各参加者としては幾つものプロジェクトに意識が分散して集中力が減り、個々人の作業時間においても実に効率が悪いのだ。

会議になると非効率さがもっと露骨になる。人の話を聞く時間が長くなるために参加者の集中力が途切れやすくなり、しかも人数が多くなると話題が分散しやすく、中だるみしやすいのだ(ファシリテータとしては要注意)。

さらにプロジェクトの参加人数が多くなればなるほど加速するのが、「社会的手抜き」の心理だ。要は「自分一人が頑張らなくても他の人がやってくれる。こんなに人数が多いと自分の貢献度が目立たないし…」という心理だ。これは個人作業においても会議の場においても現れるものだ。

http://www.geocities.co.jp/WallStreet/4716/loafing.htm

仕事柄、小生はクライアント企業の人たちに打ち合わせを呼び掛けることが少なくない。その際に気をつけているのは、テーマに関し本当に発言できる人に限定して参加していただくようお願いすることだ。

皆さんが会議やプロジェクトの主催者となった際には、できる限り少数精鋭主義を貫くことをお薦めする(その分、参画してもらう人には応分の負荷をお願いしなくてはいけないが)。そのほうが結局は、会議やプロジェクトを成功に導き、会社の生産性を引き上げることにつながるのだ。

(本稿は2014年1月のコラム記事に追加修正したものです)

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日沖 博道

パスファインダーズ株式会社 代表取締役 社長

パスファインダーズ社は少数精鋭の戦略コンサルティング会社です。新規事業の開発・推進・見直しを中心としたコンサルティングを提供しています。https://www.pathfinders.co.jp/               弊社は「フォーカス戦略」と「新規事業開発」の研究会『羅針盤倶楽部』の事務局も務めています。中小企業経営者の方々の参加を歓迎します。https://www.pathfinders.co.jp/rashinban/            『ベテラン幹部を納得させろ!~次世代のエースになるための6ステップ~』がアマゾンのオンデマンド書籍として上梓されました。本質に立ち返って効果的・効率的に仕事を進めるための、でも少し肩の力を抜いて読める本です。宜しければアマゾンにて検索ください(下記には他の書籍も紹介しています)。 https://www.pathfinders.co.jp/books/

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