2010.12.22

「スター社員の仕事術」～時間の使い方の習慣を変える～

今野誠一
株式会社マングローブ代表取締役社長

大事なことを優先的にスケジュールに入れていく分、時間が増えてくれるわけではありません。他のことを時間短縮でやるか、やっていることの何かをやめないと睡眠時間を削るしかなくなります。今回は、時間の使い方についてお話します。

■□■ 完璧主義をやめる（時間を決めて仕事をする） ■□■

仕事に時間がかかりすぎている人が陥っている罠に「完璧主義」ということがあります。
若手社員ほどそうですが、たいがい一人で自己完結はせず、自分が作った原案で先輩社員や上司に見てもらったり、ディスカッションすることを通じて磨き上げるというプロセスを踏むのが一般的だと思います。

先輩や上司によく見られたい、評価されたいという気持ちが強すぎると、たたき台でしかない原案の完成度にこだわりすぎてしまうわけです。
例えば、1時間でそのことを考えようと決めた場合に、時間内に70点のできになったとします。後30分かければ100点になるのであれば、延長して取り組めばいいのですが、30分長く取り組んでも80点にしかならないのであれば、70点でいいから先輩や上司の力を借りて、追加の30分は他の課題のために使うほうがいいかもしれません。

100点満点を狙おうと思うと、いくら時間があっても足りません。
時間を切って、その範囲でものごとを進める癖をつけなくてはなりません。

マングローブでは、全部の会議室に「キッチンタイマー」が備えてあり、時間を区切って会議や作業をする習慣をつけています。
「この時間内で可能な限り完成度を上げよう」という感覚を持ち、本当に時間で終わらせることによって、話し合いや作業の密度が高まるだけでなく、完璧主義の呪縛から逃れる習慣をつけることにつながります。

■□■ すぐできることを「行動に移す」癖をつける ■□■

優先順位を決めることは尊いのですが、仕事の遅い人を見ていると、馬鹿正直に優先順位一番から愚直に進めて、膨大な時間がかかってしまい、他の「やればすぐにできること」を滞らせて失敗していることが多いようです。

例えば、誰かに電話でお願いごとをするとか、期限がまだ先のアンケートだとか、体裁を整えてもう提出するだけになっている資料だとか、一瞬にして片付けられる仕事が色々あるわけです。そうしたものでも後にズルズル溜めていくと、ちりも積もればナントヤラですし、期限がまだ先のことだと思っても、簡単なことほどうっかり忘れてしまったりするものです。

優先順位が高くないことであっても、その場でやってしまえば済むことは、溜めてタスクリストに載せていないで、その場で解決する。
「起こった瞬間に片付けてしまう」ことを基本にしましょう。
小さなことをすぐやらずに、いつも一呼吸おいている人に仕事のできる人はあまりいないように思います。

■□■ すき間時間にやること決めておく ■□■

会議と会議の合間で、まとまった仕事ができないような細切れの時間や、顧客訪問などで早めに着いた時や、電車の待ち時間など、普段の生活の中にはかなり多くの「すき間時間」があります。
こうした時間ができた時にやることを、きちんと決めておく。
特に、まとまった時間があるといくらでも時間をかけてしまうようなことを、すき間時間にやることに決めておくのはお勧めです。

例えば、メールを読んだり返信したり、特に通達メールのように、緊急ではないが、どこかのタイミングでは見ておきたいもの等。

それから、いつか読もうと保存していた参考資料に目を通すなど。

メールのチェックなどは注意しないと、時間泥棒になってしまう危険性ありです。

特に緊急ではないが、どこかのタイミングでは見ておきたいものなどは、時間の限りがある時にメールチェックしないと、大量のメルマガや通達メールや、参考までにのＣＣメールなどにもついつい目を通すことになって、限りなくパソコンの前から離れられなくなります。人によってはその流れで、ついついネットサーフィンに興じてしまう人もいるでしょう。

メールのチェックは、すき間時間にやるか、メールの時間を一日の中で決めてやるかどちらかにしたほうがいいですね。