魔法のドキュメンテーションテクニック(2)

2009.03.06

ライフ・ソーシャル

魔法のドキュメンテーションテクニック(2)

家弓 正彦
株式会社シナプス 代表取締役

前回に続き、ドキュメンテーションの技術について、、、 上手なドキュメント作成には、以下の3つのファクターが必要です。  1.シナリオ作成  2.シートレイアウト  3.チャートデザイン これらにおいては、最低守るべきルールがあるはずです。

1.シナリオ作成

ここでは、ドキュメントのストーリーの流れをシナリオと呼びます。
シナリオの出来栄えによって、納得感、説得力が生まれます。
プレゼン効果にはとても重要なプロセスとなるはずです。
でも、ここにエネルギーを注いでいる方は、
意外と少ないんじゃないでしょうか?

基本的な作業アプローチとしては、
 (1)ドキュメントで主張したい「メインメッセージ」を明確化する。
 (2)その根拠となる材料を明確化する。
 (3)さらに、その材料にも事実情報でサポートできるとベター
これらの作業で「ピラミッド・ストラクチャー」を構築します。

※ピラミッドストラクチャー
メッセージとその根拠をピラミッド構造で構成するフレームワーク

この構造が、説得力あるシナリオとなります。
あとは、シナリオの流れに沿って、
ドキュメントのページネーション(ページ構成)を決めていきます。

そのパターンとしては、
 ・起承転結型
 ・結論/根拠型
 ・課題/解決型

などがよく用いられますね。

とは言え、このシナリオを作る作業って、難しいんですよ。
そこで、ちょっとしたコツを、、、

 (1)伝えたいメッセージを抽出
  まず、ピラミッドストラクチャーで使った情報が、
  相手に伝えたいメッセージですよね。
  そのメッセージを、単文ワンセンテンスで表現してみましょう。
  ここでは、あまり順序を意識せず、列挙すればOKです。

 (2)メッセージを並べ替える
  抽出されたメッセージを、ストーリーがつながるように、
  並べ替えてみましょう。
  最終的には、そのメッセージをつなげて読み上げて、
  きちんとしたストーリーとなっていれば、OKです。

 (3)ロジックチェック
  再度ピラミッドストラクチャーに落としてみて、
  上位のメッセージが、下の情報によってしっかり根拠づけられているか?
  下位の情報によって、上のメッセージがムリなく導出されるか?
  をチェックして完成です。

私は、この作業をひとりで会議室に籠って行っています。
その時、裏紙に1枚にワンメッセージを大きく書きます。
必ず、1枚にワンメッセージです。これは絶対ルールですね。
そして、それを大テーブルの上で並べ、
入れ替えたり、書き加えたり、破り捨てたり、、、
ここは試行錯誤です。(^^)

私はアナログ派なので紙作業しますが、PCを利用するなら、
パワーポイントのスライド一覧表示で作業するとよいでしょう。
あるいは、ワードやエクセルで表組みを使っても良いかもしれません。

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家弓 正彦

株式会社シナプス 代表取締役

マーケティング戦略を中心としたコンサルティング、マーケティングに特化した教育プログラムの提供を行っています。

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