プロジェクトマネジメントを日常業務に！

そこで、プロジェクトマネジメントの手法を使ったらうまくいくのではと考えました。例えば、プロジェクトマネジメントの手法では、PDCAのマネジメント・サイクルにプラスして、「目標設定」と「終結」の２つのプロセスが付きます。これは日常業務にも応用できるはずです。

要は、みんな何していいか分からなくなっていているので、「目標設定」を通じて、この仕事が何のためにあり、何のために働いているかをきっちりと見せてあげるのです。また、人がすぐに入れ替わってしまい、知恵が残らないという問題もあります。中には派遣社員が主力になっている会社もあり、派遣社員がいなくなると何していいかわからなくなるという有り様です。そこで、「終結」のプロセスを整え、ひとつの仕事が終わったらきちんと
資料を作りファイルして、社内に知恵を残すようにするのです。

このようにプロジェクトマネジメントの手法が日常業務の建て直しに効果的に利用できると考えています。

資料を残すというのは、面倒くさい作業だが、マネジメントとして資料を残させるためには
どうしたらいいですか？

役割をきちんと振ることが大切です。「ここまではあなたの役割ですよ」ということをしっかりと伝えることです。　短絡的ですが、できれば資料を残すという作業を、評価に絡めるのが最も効果的だと思います。習慣化させるまでは、そのくらいのことも必要なのかもしれません。

これからプロジェクトやチームをまとめていく若手管理職へメッセージをいただけますか。

とにかく、今一番問題なのは、「話が足りない」ということだと思います。コミュニケーションが足りていないため、　例えば、プロジェクト・リーダーとその上司とのコミュニケーションをちゃんと取れていないために、明らかに人手が足りなくて苦しんでいるプロジェクトが苦しんでいる一方で、隣のプロジェクトでは、人が余っているという状況が起こっていたりします。「わかっているはず」だと思っても、上司に苦しい状況は伝わっていないことが
多いのです。　また、お客さんの要望をしっかり聞き出せていないままプロジェクトを走らせてしまったり、プロジェクトのメンバーに必要な情報を共有できていなかったりするリーダーをよく見かけます。
これらのほとんどが「話が足りない」ことが原因です。

コミュニケーション不足を解消する１つとして、「場作り」から始めるのがいいと思います。例えば、定期的に
ミーティングを設定するということだけでも、意外と効果的です。また、コミュニケーションは、メールだけで済ませるのでなく、やはり顔を突き合わせて話すことが大切です。