タスクの計画は仕事の質と合わせて考える

私たちの仕事のタスクとひとことでいっても、内容はさまざまです。

タスクを計画する際には、すべてのタスクを同じように計画するのではなく、仕事の内容に合わせて計画する必要があります。

仕事の内容は人によって変わります、また職種や役職によっても異なりますが、時間の自由度と処理にかかる時間を考慮しながら計画すると良いでしょう。

時間固定のタスク（予定）以外の時間を計画する

時間の自由度とは、決まった時間に対応すべきタスクなのか、1日のうちであればどの時間に対応しても良いタスクか、ということです。

たとえば、会議やアポイントのある商談や打ち合わせ、移動時間など、その時間は拘束されてしまうタスクは、時間が固定されています。「午前中は必ずルーティンワークがある」「上司への報告が決まった時間に必要」など、時間の締切があるルーティンワークなどもこれに当てはまるでしょう。

それに対して、「依頼メールを送る」「見積りを送る」「お店の予約をする」など、もちろん何時までという制約がある場合もありますが、できるときにやればいいというタスクは時間自由ということになります。

時間が固定されているタスクは、先に予定としてブロックする必要があります。こうした予定は事前に決まっている場合が多いので、翌週の計画を立てる際には、決まっている予定の間で、そのほかのタスクを計画していくことになります。また、会議や商談のために必要な準備時間の計画も忘れないでください。

時間自由といっても、「時間自由だからいつでもいい」と考えてしまうと、最終的にできなかったり、忘れたりすることもありますので、時間自由のタスクも、「11時～12時に処理業務を行う」などと計画することが良いでしょう。

時間自由のタスクを計画するにあたって重要なことがあります。

それは、締切は決まっていない、あるいはまだ時間的な余裕があり、しかも自分やチームにとって重要なタスクを実行できるように計画することです。

たとえば、「大切なお客様への新しい提案の作成」「来期の販売計画」「仕事を効率化するためのデータ整理」「新しい協力パートナーの発掘」など、重要だとわかっていながら、なかなか手がつけられないタスクです。

このような重要なタスクは、他人の協力が必要なケースも多々あります。その場合は、相手の大切な時間をいただくことになりますから、相手が有意義な時間を過ごすことになるように、準備の時間確保も必要です。