オフィス労働生産性を向上させるために(4)会議に臨む準備をしっかりせよ

画像: Calita Kabir

2019.09.25

経営・マネジメント

オフィス労働生産性を向上させるために(4)会議に臨む準備をしっかりせよ

日沖 博道
パスファインダーズ株式会社 代表取締役 社長

「オフィスにおける労働生産性を向上させるために必要なこと」シリーズの第4弾。 会議に臨むメンバーは「宿題」を果たすのは当たり前、必ず事前にその内容を参加メンバー間でシェアする必要がある。これだけのことで、会議は活性化して会議回数は減る。企画は着実に推進され、結果として会社としての生産性は上がる。

中には「中途半端な内容のものを送ると却って皆に迷惑を掛けてしまうと思いました」と言い訳するメンバーもたまにいる。本当に「言い訳」に過ぎないし、そもそも何がより大きな迷惑なのかを勘違いしている。

たとえ完成状態でなくとも、「ここまでは判明しました」とメールで補足してあれば、その事前資料を読んだ人には十分考えるだけの材料を与えられる。もちろん、幣社のコンサルタントはそうした「生煮え」の資料でも読み解いて、適切にフィードバックするだけの力量が求められる。

なぜこうした「開けてビックリ玉手箱」方式が多くの大企業で大手を振ってまかり通っているのだろうか。どうやら上から下まで、そうしたやり方に慣らされてしまっていて、疑問を覚えないようだ。

ではそもそもなぜ、こんな非生産的なやり方をするようになってしまったのだろうか。端的に言って、発表者の自信のなさからくるようだ。それは上司・役員など偉い人に突っ込みを入れられないようにする「逃げ」の心理の現れであり、でも一方では直前まで資料のブラッシュアップを続けていましたと言いたい「アリバイ作り」の心理でもある。

どちらも自分勝手な理屈であって、会社の生産性を上げるためには決して許してはいけない慣例なのだ。
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日沖 博道

パスファインダーズ株式会社 代表取締役 社長

パスファインダーズ社は少数精鋭の戦略コンサルティング会社です。新規事業の開発・推進・見直しを中心としたコンサルティングを提供しています。https://www.pathfinders.co.jp/  弊社は、「フォーカス戦略」と「新規事業開発」の研究会『羅針盤倶楽部』の事務局も務めています。経営者の方々の参加を歓迎致します。https://www.pathfinders.co.jp/app-def/S-102/cms/rashinban  『ベテラン幹部を納得させろ! ~次世代のエースになるための6ステップ~』がアマゾンのオンデマンド書籍として上梓されました。本質に立ち返って効果的・効率的に仕事を進めるための、でも少し肩の力を抜いて読める本です。宜しければアマゾンにて検索ください。

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