タスクの計画は仕事の質と合わせて考える

処理にかかる時間によって計画を立てる

「販促プランを考える」「報告書をまとめる」「資料を集める」など、時間がかかる仕事なのか、簡単な業務連絡や処理事項など、短時間で終わる作業かどうか、かかる時間によっても計画が変わってきます。

自分の考えをまとめるような仕事は、集中力と完成まで継続する力が求められます。ですから、計画の時点で、時間をまとめる必要があるでしょう。短時間で終わる処理業務などを隙間時間や時間固定タスクの前に行うなど、まとめてとれる時間を確保し、こうしたタスクを計画しましょう。

ただし、「今日1日は企画書づくり」など、長すぎる時間を設定してしまうと、なかなか集中力が続かないこともありますので、「何時までにはここまで」と時間を区切ったり、あえて何日かに分けるといった計画も効果があるかもしれません。

また、朝の時間が得意な人、場所を変えたほうが集中力を増す人など、仕事が進む環境は人それぞれです。自分にとって、集中力が持続する方法を見つけ、仕事がはかどる環境を用意することも、計画の一部です。

予定が決まっていない時間をどう使うか

翌週の予定やタスクを計画した後、いくつかの空き時間があるはずです（まったく時間が足りないという人は、アウトプットのプロセスを見直す必要がありますが、ここでは割愛します）。

生産性を向上させ、変化を起こすための時間管理のポイントは、この空き時間をいかに使うかということになります。何も計画をせず、そのままにしておくと、必然的に他の仕事が間延びしてしまい、単純に時間を費やすだけになってしまいます。

そこで、前述した「自分やチームにとって重要なタスク」を計画します。とはいえ、突然、時間が空いた場合、常日頃から、自分やチームにとって必要なことを考えておかないと、効果的なタスクを計画することはできません。日常の問題意識や改善意識がいざというときに力を発揮します。

計画は柔軟に

さまざまな仕事をしていると、突発的なアクシデントやトラブルはどうしても起こります。そういうときには、立てた計画に固執することなく柔軟に対応しましょう。

仕事の状況や環境は常に変化するものです。人間関係を壊してまで優先すべきタスクは、それほど多くないはずです。その瞬間に、最適な方法を選択することを意識するようにしましょう。

引用元：フランクリン・プランナー https://www.franklinplanner.jp/mag/