会議というコミュニケーションの場を設計するオフィス改革

2018.05.16

組織・人材

会議というコミュニケーションの場を設計するオフィス改革

アスクル 「みんなの仕事場」運営事務局

ビジネスがスピードアップするにつれて、社内・社外との打ち合わせ頻度は増える一方です。「打ち合わせスペースがもっと欲しい」という声はどの会社でも多く聞かれる要望です。限られたスペースでいかにコミュニケーションスペースを増やすか、経営者や総務部門、ファシリティマネージャーにとって悩みの種になっています。ミーティングというコミュニケーションの場はどのように設計するべきなのでしょうか。

「オープンさ」を尺度に「ミーティング」を設計する

あるコールセンターでは、チームの休憩スペースを拡充し、自然に知識を共有する仕組みをつくったことで飛躍的に生産性を上げることに成功しましたが、別の大手家具メーカーでは、フリーアドレスによってグループが異なる社員同士が交流できる仕組みをつくったものの、逆にチーム内のコミュニケーションが減少する結果となって、生産性が低下してしまったという事例があります。
(出典=「仕事場の価値は多様な出会いにある」ベン・ウェイバー Ben Waber, ジェニファー・マグノルフィ Jennifer Magnolfi, グリッグ・リンゼー Greg Lindsay, 辻 仁子/訳, 『DIAMOND ハーバード・ビジネス・レビュー』2015年3月号, p24, ダイヤモンド社)

社内・社外のコミュニケーションは、オフィスワークの生産性を向上させるための重要なポイントです。ただし、ただコミュニケーションスペースを用意すれば、社内コミュニケーションが活性化し、生産性が上がるというような単純なものでもありません。

アパレルブランドをはじめライフスタイル事業も展開している株式会社ストライプインターナショナルでは、従来のクローズドな会議室ではなく、予約不要のオープンなミーティングスペースを執務エリア近くに多く用意しました。

たとえば、リラックスして打ち合わせできるソファータイプのミーティングスペース、ノートパソコンを並べて打ち合わせができるカウンタータイプのエリア、丸テーブル型のミーティングスペース、短時間の立ち会議ができる丸いハイテーブルなどといったものです。もう少し話込みたいときのためには、セミオープンなパーティション付ソファで作られたファミレス型ミーティングスペースも用意しました。

そして、それらとは別に、ブレーンストーミングのようにみんなでアイデアを出し合える「未来妄想室」という部屋を執務スペースの真ん中に設けています。

このようにオープンの度合いに変化をつけてミーティングスペースを作るのは、昨今のオフィス作りのトレンドでもあります。

コスメ・美容系総合サイト「@cosme(アットコスメ)」の企画・運営を行う株式会社アイスタイル株式会社でも、オープンミーティングスペースから、完全個室の来客用会議室まで、様々な種類の会議室を用意しています。

まず、執務スペース近くに設けられたオープンミーティングスペースは、誰が何を話しているか聞こえ、ホワイトボードも見えるスペースです。ミーティングに飛び入りすることもできます。

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