手帳の予定欄に空白部分がある人、手をあげて!

2010.02.18

仕事術

手帳の予定欄に空白部分がある人、手をあげて!

小倉 広

□日△時××で○○社●●社長と会食 たいていの人はアポイントの決まっている顧客や取引先の訪問など アポイントが決まったものしか手帳に書きこまないのではないでしょうか? ですがそういう時に限って思うように事が進まなかったりしませんか? 今回は毎日がスイスイ進むようになるための 手帳の付け方のコツをご紹介。

「手帳の予定欄、今日一日で朝9時から夜9時までの間に空白部分がある人、
 手をあげて!」

研修で受講者に呼びかけたら、全員から手があがった。

それはそうだろう。朝から晩まで隙間なくびっしり予定が入っている人などい
るはずがない。

しかし、本当にそれでいいのだろうか?

ちなみに、今日一日分の僕の手帳は隙間なくすべて埋まっている。
我が社の社員、少なくても管理職以上はおそらくびっしりと埋まっているはず
だ。

「小倉さん、そんなに忙しいんですか?」
と心配して下さる人がいる。

そうではない。
おそらく忙しさは皆さんと大差ないはずだ。

忙しさが違うのではなく、皆さんとは手帳の書き方が違うのだ。

多くの人は、「緊急かつ重要事項」もしくは「緊急事項」しか手帳に書き込ま
ない。つまりは期日、アポイントが決まっているものだけを手帳に書き込むの
だ。例えば、以下のようなものだ。

●時間が定まった会議、打ち合わせ
●アポイントの決まっている顧客や取引先への訪問
●アポイントの決まっている来客

しかし、僕の手帳には以下のようなものがびっしりと予定化されている。

●メールマガジンを書く時間
●単行本の執筆時間
●単行本の企画ネタを集めるためのネットサーフィンの時間
●社員、役員から承認を求められている書類のチェック時間
●メール処理をする時間
●営業戦略を考える時間
●お客様へ手紙を書く時間
●読書の時間
●電話をかける時間(自社社員役員、出版社、取引先など)
●社内伝票を起票する時間
●銀行へ行く時間、区役所へ行く時間
●机の整理整頓の時間

つまりは、アポイントが定まっていない「緊急ではない重要事項」や、「緊急
でも重要でもない事項」もすべて含めて手帳に予定化しているのである。

考えてもみてほしい。
手帳にアポイントが定まった「緊急事項」や「緊急かつ重要事項」しか書き込
んでおらず、半分以上が空白だったとしたら。

あなたの一日はどのように過ごされることになるだろう。

僕の経験上、その一日はきわめて非効率な一日となる。
アポイント以外の時間を「空き時間」として自ら設定してしまうからだ。

他にやることがたくさんあるにもかかわらず、のんびりとした、目的意識の無
い非生産的な時間の使い方になってしまうのだ。

であるならば、アポイントの定まっていない「緊急ではない重要事項」を入れ
てしまえばいい。

しかも、、何時から何時の間に取りかかる、と時刻限定で書き込むのだ。
「やることリスト」として掲げるだけでは足りない。何日の何時から何時の間
にやる、と日付時刻を特定して書き込むのがコツだ。

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