手帳の予定欄に空白部分がある人、手をあげて！

「手帳の予定欄、今日一日で朝9時から夜9時までの間に空白部分がある人、
　手をあげて！」

研修で受講者に呼びかけたら、全員から手があがった。

それはそうだろう。朝から晩まで隙間なくびっしり予定が入っている人などい
るはずがない。

しかし、本当にそれでいいのだろうか？

ちなみに、今日一日分の僕の手帳は隙間なくすべて埋まっている。
我が社の社員、少なくても管理職以上はおそらくびっしりと埋まっているはず
だ。

「小倉さん、そんなに忙しいんですか？」
と心配して下さる人がいる。

そうではない。
おそらく忙しさは皆さんと大差ないはずだ。

忙しさが違うのではなく、皆さんとは手帳の書き方が違うのだ。

多くの人は、「緊急かつ重要事項」もしくは「緊急事項」しか手帳に書き込ま
ない。つまりは期日、アポイントが決まっているものだけを手帳に書き込むの
だ。例えば、以下のようなものだ。

●時間が定まった会議、打ち合わせ
●アポイントの決まっている顧客や取引先への訪問
●アポイントの決まっている来客

しかし、僕の手帳には以下のようなものがびっしりと予定化されている。

●メールマガジンを書く時間
●単行本の執筆時間
●単行本の企画ネタを集めるためのネットサーフィンの時間
●社員、役員から承認を求められている書類のチェック時間
●メール処理をする時間
●営業戦略を考える時間
●お客様へ手紙を書く時間
●読書の時間
●電話をかける時間（自社社員役員、出版社、取引先など）
●社内伝票を起票する時間
●銀行へ行く時間、区役所へ行く時間
●机の整理整頓の時間

つまりは、アポイントが定まっていない「緊急ではない重要事項」や、「緊急
でも重要でもない事項」もすべて含めて手帳に予定化しているのである。

考えてもみてほしい。
手帳にアポイントが定まった「緊急事項」や「緊急かつ重要事項」しか書き込
んでおらず、半分以上が空白だったとしたら。

あなたの一日はどのように過ごされることになるだろう。

僕の経験上、その一日はきわめて非効率な一日となる。
アポイント以外の時間を「空き時間」として自ら設定してしまうからだ。

他にやることがたくさんあるにもかかわらず、のんびりとした、目的意識の無
い非生産的な時間の使い方になってしまうのだ。

であるならば、アポイントの定まっていない「緊急ではない重要事項」を入れ
てしまえばいい。

しかも、、何時から何時の間に取りかかる、と時刻限定で書き込むのだ。
「やることリスト」として掲げるだけでは足りない。何日の何時から何時の間
にやる、と日付時刻を特定して書き込むのがコツだ。