マネージャーとしての時間管理 部下に対するフィードバックの時間をどう計画するか

マネージャーの仕事の中で、相当難しいことのひとつが、部下へのフィードバックでしょう。

仕事がうまくいったとき、プロジェクトが終わったとき、あるいは仕事でミスが起きたとき、やる気を失っているように見えるときなど、立ち直り、成長への歩みを進めていくためには、上司としてきっかけを与える必要があり、それがフィードバックということになります。

これは皆さんご存じのことですが、単に叱責するだけでは逆効果になることもあるでしょうし、放置してしまっては、さらに状況が悪化してしまうこともあります。さらに、良かれと思って言ったことが、違う方向に受け止められることもあるでしょう。フィードバックとひと言で言っても簡単なことではありません。

忙しい毎日の中では、当然、部下のミスやモチベーションの問題など想定していませんので、そうしたことが起こった場合は、予定を変更して対処することになります。すると、ついつい短い時間で対応しようとなってしまうのが、ほとんどでしょう。もともとの自分の仕事が山積みなわけですから、部下の不満を聞いている時間などない、という気持ちになるのも無理はありません。結果として、部下の話をろくに聞かなかったり、自分が一方的に話して終わったりすることになってしまいます。

時間管理の面から言えば、部下にフィードバックする時間を確保し、予定にいれておく必要があるわけです。

フィードバックのための時間管理

上記のような事態を避けるためにも、効果的なフィードバックを行うためには、次のような時間管理が大切となります。

・バッファ時間をあらかじめ計画する

｢忙しすぎて余裕のある時間などない｣と一蹴されそうなことではありますが、予備時間をあらかじめ計画しておくことは、時間管理の重要なテクニックのひとつです。なにも起こらなければ、次に予定している仕事を入れれば良いですし、何か起こったときに、対処の時間も確保できるだけではなく、次の仕事への影響も気にすることなく、ストレスなしに対応できます。

・部下から話を聞く時間を持ち、事態を正確に把握する

フィードバックのためには、相手の状況を正しく理解しておく必要があります。特に厳しいことを指摘する場合は、事実に基づいたフィードバックが必要です。そのためには、周囲からの噂やまた聞きではなく、本人の状況や気持ちを、正確に確認しておきたいところです。

そのときに重要となるのが、できるだけ自分の言葉で発言してもらうようにして、「自ら今後こうしたい」という意見を出してもらうことです。人は、自分の発言に対しては、実行しようと思うものです。実行しなかったときに言い訳がきかないからです。そうして、行動を少しでも変えることで、問題が起こる前に対処することができれば、すべての人にとってプラスになります。