会議→タスク管理を劇的にスムーズにする魔法の白い紙

2009.08.25

仕事術

会議→タスク管理を劇的にスムーズにする魔法の白い紙

安田 英久
株式会社インプレスビジネスメディア Web担当者Forum編集長

今日は、日々新しい作業をしなければいけないWeb担当者チームで、各スタッフが自分のタスクをスムーズに把握して実行するためのライフハック術を。

あなたは、日常のタスク管理をどうやっていますか? メモ帳? 付箋に書いて終わったらはがす? ToDo管理ツール? どれも便利なのですが、意外とメモを見なかったり、ToDo管理ツールはログインが面倒だったりしませんか?

古典的ですが、ホワイトボードにタスクを書いておいて、終わった項目を消していく方法は、意外と良いものです。オフィスにいて作業をしているときに、ちょっと目線を上げるとホワイトボードが目に入りますし、チームの他の人からもタスクの進捗状況が一目瞭然になりますから。

でも、定例の進捗会議をするとなると、ホワイトボードを会議室まで動かして行かなきゃいけないのは面倒ですよね。

そこでWeb担編集部では、持ち運びできるホワイトボード「消せる紙(けせるし)」を使っています。ホワイトボードのようにマーカーペンで書いて消して使えるうえに、会議のときには持ち運びも楽。かなり使えます。

・消せる紙(し)|持ち運び可能なホワイトボードマーカー用シート|欧文印刷
http://www.obun.co.jp/keserushi/ (製品紹介)
http://www.hands-net.jp/goods/10578 (通販サイト)

編集部ではA3サイズの消せる紙を1人1枚使っていて、進捗会議のときに「今週やること」を書き込んでいきます。毎週のタスクなら、1枚に入りきらないほど書いても実行できませんから、A3サイズ1枚で十分です。1枚を半分に分けて、左側には「今週必ず終わらせること」を、右側には「できれば今週やってしまいたいこと」と分けて管理しています。

進捗会議が終わったら、オフィスの大きなホワイトボードにみんなの「消せる紙」をマグネットで貼り付けておきます。すると、「今週はあと何をしなきゃいけないんだ?」をいつでも一目で確認できるという算段です。

この「消せる紙」はタスク管理以外にも便利に使えて、サイトのデザイン変更のイメージを会議で打ち合わせしたり、何か新しいインターフェイスのデザインを相談するときなどに、消せる紙のうえでペーパープロトタイピングを進めて、そのままデザイナーに渡してデザインに落とし込んでもらったりしています。

編集部では、これをタスク管理に使うようになって、毎週の会議→その週の作業の流れが非常にスムーズになりました。あなたのチームでも試してみませんか?

※この記事は、Web担当者Forum(Web担)に掲載した編集部コラムを転載しています。
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