魔法のドキュメンテーションテクニック（１）

■　一枚企画書

A4やA3サイズで、一枚のみで作られる企画書をよく見かけます。
「トヨタ流Ａ３書類」は有名ですよね。

これは、社内で基本フォーマットが決まっているケースが多いようです。

例えば、
「テーマ」「現状把握」「目標」「要因分析」「対策」「実行計画」
などの必須記載事項を決め、記入欄を作り、書式を決めています。

これは、記載内容の一覧性があることが最大のメリットでしょう。
意外と、ページをめくることで、全体のストリーがわかりにくくなります。
さらに、記載情報量には限界があり、カギとなる情報に絞り込むことになります。
結果、とてもシェイプアップした企画書になりやすくなるメリットもあります。

逆に、「フォームに囚われる」というデメリットもありますね。
ヒトは、フォーマットを示されると、要不要に関わらず、
「それを埋めなければならない」という強迫観念に襲われるようです。

また、提出用、配布用の資料には適していますが、
プロジェクターを用いたプレゼンには不適切です。

■　メッセージ／ボディ型シート

その「プレゼン用」と「提出／配布用」との両方に利用できるのが、
この「メッセージ／ボディ型シート」です。

このシートは、文字通り「メッセージ」と「ボディ」で構成されています。

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メッセージとは、そのシートでオーディエンスに伝えたいことを
（できるだけ）単文ワンセンテンスで表現したもの。
このメッセージは、できるだけ短く修飾語を省き、わかりやすい文章で
表現することが留意ポイントですね。
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ボディとは、そのメッセージを説明する、あるいは根拠となる情報を
チャートなどビジュアル等で表現したもの。
このボディーを構成する際の留意点は、
　・できるだけ情報を絞り込んでシンプルに表現すること
　・事実情報で構成することがベター
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例えば、
メッセージ：「市場は成長を続けている」
ボディ　　；「市場規模の推移（折れ線グラフ）」
といった具合ですね。

今回は、この「メッセージ／ボディ型シート」の作り方を解説してみます。
次回に続きます。お楽しみに、、、

株式会社シナプス　代表取締役　家弓正彦