Eメールの奴隷にならずに、忠実な子分とする方法とは?

2010.05.10

経営・マネジメント

Eメールの奴隷にならずに、忠実な子分とする方法とは?

三宅 信一郎
株式会社BFCコンサルティング 代表取締役社長

毎日お付き合いしているEメール。 このEメールは、本来主人であるあなたが使いこなすものですが、 あなたは、逆にEメールに追いまくられていませんか?

メールというものは、どんどん溜まっていきます。 
メールは最初に接触した時に、処理することを心がけましょう。

こんなことはよく起こりませんか?
パソコンを開いていつものようにアウトルックを開いて、Eメールをチェックする。

「あ、●●さんからメールが入っている。 この題ならたいしたことないな。 後で読んで返事しよう」とつぶやきながら、個人用フォルダーに何気なく移す。

そして、何気なく別のメールを開く。

「▲▲社から、クレームらしきメールが来ている。これはAさんと電話で相談しなければならんな」といいながら、次のメールに何気なく目を移す。

「XXさんからお礼のメールが来ているな。 メールのお礼をこちらからも入れないと・・・。まー忘れずにあとでやろう」とつぶやいて、個人用フォルダーに移す。

そうこうしているうちに、未処理のメールがどんどん溜まって行く。さて、そろそろ取りかかるかと思って、何気なく受信トレイを覗くとさらなる新着メールが続々と入電していることに気付き、またそれをチェックしている間に、またメールが地層のように山積みとなる。

こうなってしまうと、一番最初に見たメールに取り掛かるまでに既に時間が経過してしまい、タイムリーな返事が極めて重要なお礼のメールなどが今更出せない状態となって、「まー、今回は出さないでいいか・・・」となってしまいます。

また、最初にチラ見したメールを再度開くということは、同じメールを結局2度も3度も読むことになり、時間を浪費することになるのです。

時間の浪費だけならまだしも、最初のメールが時間の経過と共に、どんどん陳腐化し、情報としての価値が薄れ、メールボックスの底に沈殿してしまい、ついには日の目を見ることなく、削除されてしまいます。

これらを防ぐ唯一の方法は、「とにかくメールは最初に見たときに処理する」というお作法を身につけることです。

要は、「何気なく」対応をやめて、ファーストコンタクトで処理してしまうということなのです。

大量の時間を節約することになるばかりか、一秒でも新鮮な情報に触れることによって、ビジネスチャンスが生まれる確率が高くなるのです。

実際に、目にしたらその時にその場で処理してみると、意外に時間がかからないで処理し終えることがわかると思います。 

それと、一番大事なことは、頭の片隅にいつもこびりついていた「未処理の雑メールがあり、これを処理しなければならない」というもやもやした雑念が取り払われて、とてもすっきりした気持ちで仕事に取り組むことができるのです。

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三宅 信一郎

株式会社BFCコンサルティング 代表取締役社長

事業力強化・新規事業開発・創業支援コンサルタント (財)生涯学習開発財団認定コーチ 自動認識基本技術者 (JAISA:(社)日本自動認識システム協会)認定

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