必須!的を射たビジネスメールの件名

画像: phon-ta

2009.04.13

仕事術

必須!的を射たビジネスメールの件名

山岡 仁美

ビジネスメールの件名で、主用件や緊急度が曖昧で???となったことはありませんか? ビジネスメールには、一文の長さ、改行・1行空きの使い方、罫線や記号・記書きの仕方…などルールがあるものです。しかし、そのミニマムベーシックとして侮れないのが、件名で相手にいかに端的に伝えられるかです。

人材育成コンサルティング業の弊社にとって、今年も新入社員研修たけなわの毎日です。
そのような中で、受講者つまりフレッシュビジネスパーソンの方々から受講報告やお礼のメールをたくさんいただいています。
ところが、メールの件名が???ということが多いものです。
例えば、「ABC社です」「本日はありがとうございました」…社名または個人名や挨拶言葉のみのものや、時には無題のものもあります。

また、第一線で活躍中のビジネスパーソンの方でも、だいぶ前に送受信した別件でのタイトルに「Re」「Re:Re」のまま、ということも意外と多くあります。

毎日数十件以上のメールのやり取りをすることが当たり前になりつつあるビジネス社会で、
メールの件名が???なのは、そのメール用件の双方にとって、生産性がよいとは言えません。
件名だけで、緊急度や主用件が伝われば、それに見合ったスムーズな仕事の進め方に繋がるものです。

ビジネスメールの4ポイント!

① 具体的に書く
メール文書では、件名によって重要度が判断されるため、通常の文書より具体的に表現しなくてはなりません。またあとで検索しやすいようにキーワードを含ませることは通常の文書と同様です。
× お知らせ
○ 臨時休業のお知らせ
× ご提案
○ 品質管理システム改善のご提案

② 文字数は20文字程度に抑える
件名を簡潔に表すという原則は、通常の文書と同じです。メールの場合、具体性を重視することを考えると、文字数は20文字以内とします。

× 第3四半期の販売計画に基づいて展開するキャンペーンの内容説明
○ 第3四半期のキャンペーンについて

③ 「緊急」「重要」などを付記して注意を促す
件名の前に(重要)(緊急)と付記すると、相手が優先して受けとめる効果があります。ただし、必要以上につけるのは禁物です。
○ (緊急)4月定例企画会議の日時変更
○ (重要)入荷遅延についてのご照会
○ (拝受)5月8日営業会議アジェンダ
○ (回答)課題解決研修日程の件

④ タイトルだけで用件を伝えることも可能
ごく簡単な内容は、効率化をはかるため、件名を見ただけでわかるようにするのも方法です。この場合(T/O)=Title Onlyと付記しておきます。
○ 新製品発表展示会は労組ストのため中止(T/O)

PR

この記事が気に入ったらいいね!しよう
INSIGHT NOW!の最新記事をお届けします

一歩先を行く最新ビジネス記事を受け取る

ログイン

この機能をご利用いただくにはログインが必要です。

ご登録いただいたメールアドレス、パスワードを入力してログインしてください。

パスワードをお忘れの方

フェイスブックのアカウントでもログインできます。

INSIGHT NOW!のご利用規約プライバシーポリシーーが適用されます。
INSIGHT NOW!が無断でタイムラインに投稿することはありません。