必須！的を射たビジネスメールの件名

山岡仁美
株式会社グロウス・カンパニー+ 代表取締役

山岡仁美／仕事術

3.2

6,480

2009年4月13日 12:32

ビジネスメールの件名で、主用件や緊急度が曖昧で？？？となったことはありませんか？
ビジネスメールには、一文の長さ、改行・１行空きの使い方、罫線や記号・記書きの仕方…などルールがあるものです。しかし、そのミニマムベーシックとして侮れないのが、件名で相手にいかに端的に伝えられるかです。

人材育成コンサルティング業の弊社にとって、今年も新入社員研修たけなわの毎日です。
そのような中で、受講者つまりフレッシュビジネスパーソンの方々から受講報告やお礼のメールをたくさんいただいています。
ところが、メールの件名が？？？ということが多いものです。
例えば、「ABC社です」「本日はありがとうございました」…社名または個人名や挨拶言葉のみのものや、時には無題のものもあります。

また、第一線で活躍中のビジネスパーソンの方でも、だいぶ前に送受信した別件でのタイトルに「Re」「Re:Re」のまま、ということも意外と多くあります。

毎日数十件以上のメールのやり取りをすることが当たり前になりつつあるビジネス社会で、
メールの件名が？？？なのは、そのメール用件の双方にとって、生産性がよいとは言えません。
件名だけで、緊急度や主用件が伝われば、それに見合ったスムーズな仕事の進め方に繋がるものです。

ビジネスメールの４ポイント！

① 具体的に書く
メール文書では、件名によって重要度が判断されるため、通常の文書より具体的に表現しなくてはなりません。またあとで検索しやすいようにキーワードを含ませることは通常の文書と同様です。
×　お知らせ
○　臨時休業のお知らせ
×　ご提案
○　品質管理システム改善のご提案

② 文字数は２０文字程度に抑える
件名を簡潔に表すという原則は、通常の文書と同じです。メールの場合、具体性を重視することを考えると、文字数は２０文字以内とします。

×　第３四半期の販売計画に基づいて展開するキャンペーンの内容説明
○　第３四半期のキャンペーンについて

③ 「緊急」「重要」などを付記して注意を促す